Crescita aziendale: una realtà resa possibile grazie all'ottimizzazione dei flussi documentali

La crescita aziendale è senza dubbio l’obiettivo primario che accomuna ogni impresa che desidera avere successo nel mondo degli affari. Per questo, le aziende sono sempre alla ricerca di nuovi modi per espandersi e per aumentare il proprio volume d’affari. Tra i tanti fattori in grado di contribuire alla crescita aziendale, l’ottimizzazione dei flussi documentali può giocare un ruolo davvero cruciale. 

Cosa si intende con l’espressione flussi documentali? Con questo termine si indicano i processi organizzati e strutturati per la gestione dei documenti all’interno di un’azienda. Il flusso documentale è la sequenza di attività che riguarda un documento dal momento della sua creazione fino alla sua archiviazione (o eliminazione). 

Digitalizzare il flusso di documenti con cui un’azienda ha a che fare ogni giorno è possibile chiedendo consulenza, ad esempio, a un sito come https://fatturapro.click/. 

Strategia di crescita aziendale: cosa sono i flussi documentali 

L’ottimizzazione dei flussi documentali è una delle operazioni che possono rientrare in una strategia di crescita aziendale. I flussi documentali, infatti, hanno la funzione di migliorare l’efficienza e la tracciabilità nella gestione dei documenti, riducendo ritardi, duplicazioni ed errori. I flussi si possono produrre sia manualmente che attraverso l’uso di software specifici che rendono più veloce ogni fase del processo. 

I flussi documentali riguardano diversi tipi di documenti tra cui contratti, report, fatture o proposte da inoltrare a dipendenti, partner commerciali o investitori. Il percorso che il documento segue non è affatto casuale, ma è determinato dalle esigenze aziendali. 

Le fasi che solitamente compongono il flusso documentale sono:

• Creazione: è il momento in cui uno o più autori creano il documento. Per la realizzazione del documento si possono usare software specifici o editor di testo. 
• Revisione: è la fase del controllo che avviene grazie all’opera di revisori specializzati. A loro spetta apportare le migliorie necessarie per approvare definitivamente il documento. 
• Archiviazione: si tratta solitamente dell’ultima fase, ovvero quella in cui il documento è conservato e organizzato per facilitarne il recupero futuro. 
• Eliminazione: se necessario, il documento può essere eliminato in base alle politiche di conservazione dei documenti dell’organizzazione. 

Un sistema automatizzato di flussi documentali ha la funzione di accelerare e semplificare queste attività grazie a:

• Il tracciamento immediato dello stato dei documenti;
• Automazione dei processi di notifica e scadenza; 
• Miglioramento della collaborazione tra diversi dipartimenti;
• Riduzione degli errori umani. 

 
I flussi documentali, in sintesi, rappresentano il percorso che un documento segue all’interno di un’organizzazione dalla sua creazione all’eventuale eliminazione. 

Strategie di crescita aziendale

Come possono i flussi documentali incidere sulla crescita aziendale? Una delle operazioni che possono rientrare in una strategia di crescita aziendale è la creazione di una piattaforma digitale per la gestione dei documenti. 

Ecco i principali vantaggi di investire in una piattaforma di questo tipo:

• Notevole riduzione dei tempi di lavorazione dei documenti;
• Accesso più semplice e veloce ai documenti da parte dei dipendenti;
• Miglioramento dell’efficienza complessiva dei processi aziendali.

Collaborazione e condivisione semplificate 

Un altro vantaggio importante dell’ottimizzazione dei flussi documentali è la semplificazione della collaborazione e della condivisione dei documenti interni all’azienda. I documenti digitali, a differenza di quelli cartacei, possono essere facilmente condivisi tra i dipartimenti e i membri del team. 

Avere i diversi settori che comunicano in maniera più rapida ed efficace tra loro è senza dubbio importante per un processo di crescita aziendale. Un altro beneficio è di tipo economico e ambientale. Poter contare su un sistema digitale, infatti, significa non dover più stampare copie fisiche dei documenti. Un notevole risparmio per quanto riguarda i costi aziendali e un aspetto che riduce l’impatto dell’organizzazione sull’ambiente. 

Piano di crescita aziendale: miglioramento dell’efficienza operativa 

Uno degli obiettivi principali di un piano di crescita aziendale è il miglioramento dell’efficienza operativa di tutti gli aspetti che riguardano l’organizzazione. Tra questi aspetti rientra anche l’ottimizzazione dei flussi documentali. 

Un’organizzazione digitale dei documenti permette alle aziende di essere più veloci e di poter agire in maniera tempestiva in ogni occasione. Se si deve accelerare un processo produttivo, ad esempio, è possibile accedere immediatamente ai documenti necessari senza perdere tempo nelle ricerche manuali. 

L’utilizzo di moduli e modelli predefiniti, inoltre, permette di poter standardizzare al massimo i processi e, quindi, di ridurre notevolmente gli errori umani. Ciò porta l’azienda ad aumentare significativamente la propria produttività e a ridurre notevolmente i costi aziendali.